Instructivo de uso del sistema de Convalidaciones

Pasos para utilizar el aplicativo de Convalidaciones:

1. INGRESO AL APLICATIVO DE CONVALIDACIONES

Para poder acceder al aplicativo de Convalidaciones debe de:

1. Acceder al siguiente enlace (https://app.upsjb.edu.pe/convalidaciones) e iniciar sesión con su cuenta Office 365.

2. Al ingresar, según el perfil, se visualizará al lado izquierdo el menú principal con las siguientes opciones:

Perfil de coordinador:

1. Convalidación

• Bandeja de solicitudes

2. Mantenimiento

• Asignación docente

3. Pre Evaluación Convalidación Externo: de otras universidades

• Pre Convalidación

• Pre Solicitud

4. Pre Evaluación Convalidación Interno: de la misma universidad

• Pre Convalidación

• Pre Solicitud

Perfil de docente:

1. Convalidación

• Evaluación de Folio

Perfil de director:

1. Convalidación

• Aprobación Director

Perfil de decano:

1. Convalidación

• Aprobación Decano

2. MÓDULO DE PRE EVALUACIÓN CONVALIDACIÓN EXTERNO

El módulo de “Pre Evaluación Convalidación Externo” es para iniciar el proceso de convalidación en relación con estudiantes externos, es decir que vienen de otras universidades. Este módulo cuenta con dos pasos:

2.1 PRE CONVALIDACIÓN

La opción de “Pre Convalidación” permite realizar el registro de las asignaturas de la universidad de origen en relación con las asignaturas del plan curricular de la especialidad y ciclo seleccionado.

Para ingresar a “Pre Convalidación” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Pre Evaluación Conv. Externo” y dar clic sobre “Pre Convalidación”.

2. Al ingresar deberá seleccionar los filtros de búsqueda y dar clic en el botón “Buscar”:

• Universidad de Origen: seleccionar la universidad de origen del estudiante

• Especialidad: seleccionar la especialidad a la que el estudiante desea ingresar a estudiar

• Plan: campo seleccionado por defecto según el plan vigente

3. Al dar clic en “Buscar”, observará la lista de ciclos según la especialidad seleccionada

4. Al dar clic sobre un ciclo determinado se desplegará una lista la cual contiene las asignaturas del ciclo seleccionado previamente. Dentro de la lista, se deberá seleccionar la asignatura a la cual se le desea agregar una asignatura de la unviersidad de origen. 

Nota: La asignatura se encuentra seleccionada en la lista al cambiar su color a rojo.

5. Para agregar una nueva asignatura, deberá ingresar los siguientes datos y presionar en el botón con el icono de “+”:

• Ciclo: ingresar ciclo de la asignatura de la universidad de origen

• Nombre Asignatura: ingresar nombre de la asignatura de la universidad de origen

Nota: Tener precaución al ingresar el nombre de la asignatura debido a que se distingue la tildación.

• Crédito: ingresar nombre de la asignatura de la unviversidad de origen

Al agregar se visualizará el siguiente mensaje de confirmación:

Y se podrá observar la asignatura en la tabla inferior.

Nota: 

• Una asignatura podrá contener más de 1 asignatura registrada de la universidad de origen. No se podrá registrar dos asignaturas con el mismo nombre en la asignatura seleccionada previamente de la lista izquierda. 

• En caso de querer eliminar una asignatura registrada, deberá dar clic sobre el botón con el ícono de . Esta podrá ser eliminada siempre y cuando no se encuentra ya registrada en Pre Solicitud.

• Una asignatura de la universidad de origen podrá ser registrada en diferentes asignaturas de la lista del ciclo seleccionado según criterio del coordinador de escuela encargado.

2.2 PRE SOLICITUD

La opción de “Pre Solicitud” permite atribuir al estudiante las asignaturas previamente registradas en la opción de “Pre Convalidación”.

Para ingresar a “Pre Solicitud” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Pre Evaluación Conv. Externo” y dar clic sobre “Pre Solicitud”.

2. Al ingresar visualizará los filtros de búsqueda:

• Especialidad: seleccionar la especialidad destino del estudiante

• Plan: campo seleccionado por defecto según el plan vigente de la especialidad destino

• Sede: seleccionar sede donde estudiará el estudiante

• Estudiante: seleccionar nombre del estudiante

• Universidad de Origen: seleccionar universidad origen del estudiante

3. Al dar clic en “Buscar”, observará la lista de las asignaturas registradas previamente en “Pre Convalidación” y las siguientes opciones:

a. Switch de selección: hacer clic para seleccionar asignatura

Nota: Las asignaturas deberán ser seleccionadas haciendo clic sobre el switch 

, el cual cambiará a  .

b. Botón “Agregar”: hacer clic para agregar agregar asignatura seleccionada

Nota: La asignatura se considera agregada cuando en la columna “Registrado” figura  

en lugar de “NO”.

c. Botón “Quitar”: hacer clic para quitar asignatura seleccionada.

d. Switch “Habilitar Costo Cero” : hacler clic para no agregar costo o cargo.

Nota: 

• Costo Cero se aplica para estudiantes externos que desean realizar el proceso de convalidación por primera vez.

• El tiempo de espera para que se procese el pago por costo cero y figure en la bandeja de solicitudes es de 30 minutos.

e. Botón “Finalizar PreSolicitud” : hacer clic para procesar pre solicitud de convalidación.

Luego de haber presionado el botón “Finalizar PreSolicitud” figurará el mensaje de confirmación:

Nota: En caso el estudiante no presente un correo institucional registrado, se mostrará el siguiente mensaje "El estudiante *nombre del estudiante* no tiene asignado su correo institucional. Por favor comunicarse con helpdesk@upsjb.edu.pe".

3. MÓDULO DE PRE EVALUACIÓN CONVALIDACIÓN INTERNO

El módulo de “Pre Evaluación Convalidación Interno” es para iniciar el proceso de convalidación en relación con estudiantes internos, es decir que desean cambiarse de especialidad. Este módulo cuenta con dos pasos:

3.1 PRE CONVALIDACIÓN

La opción de “Pre Convalidación” permite seleccionar las asignaturas equivalentes de la especialidad de origen a la especialidad destino.

Para ingresar a “Pre Convalidación” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Pre Evaluación Conv. Interno” y dar clic sobre “Pre Convalidación”.

2. Al ingresar deberá seleccionar los filtros de búsqueda y dar clic en el botón “Buscar”:

• Especialidad Origen: seleccionar la especialidad de origen del estudiante

• Plan Origen: campo seleccionado por defecto según el plan vigente de la especialidad origen

• Especialidad Destino: seleccionar la especialidad de destino a la cual el estudiante desea cambiarse

• Plan Destino: campo seleecionado por defecto según el plan vigente de la especialidad destino

3. Al dar clic en “Buscar”, observará la lista de ciclos según la especialidad destino seleccionada.

4. Al dar clic sobre un ciclo determinado se desplegará una lista la cual contiene las asignaturas de la especialidad destino seleccionada previamente.

Dentro de la lista, se deberá seleccionar la asignatura a la cual se le desea agregar una asignatura de la especialidad origen. 

Nota: La asignatura destino se encuentra seleccionada en la lista al cambiar su color a rojo.

5. Para agregar una asignatura equivalente de la especialidad origen, deberá hacer clic sobre el botón y le figurará el siguiente mensaje de confirmación.

Y se visualizará como seleccionado.

Nota:

• En caso de querer eliminar una asignatura seleccionada, deberá hacer clic en el botón azul. Esta podrá ser eliminada siempre y cuando no se encuentra ya registrada en Pre Solicitud.

• Una asignatura origen podrá ser seleccionada en diferentes asignaturas destino de la lista del ciclo seleccionado según criterio del coordinador de escuela encargado.
  

3.2 PRE SOLICITUD

La opción de “Pre Solicitud” permite atribuir al estudiante las asignaturas previamente registradas en la opción de “Pre Convalidación”.

Para ingresar a “Pre Solicitud” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Pre Evaluación Conv. Interno” y dar clic sobre “Pre Solicitud”.

2. Al ingresar visualizará los filtros de búsqueda:

• Especialidad: seleccionar la especialidad destino del estudiante

• Plan: campo seleccionado por defecto según el plan vigente de la especialidad seleccionada

• Sede: seleccionar sede donde estudiará el estudiante

• Estudiante: seleccionar nombre del estudiante

• Universidad de Origen: campo seleccionado por defecto al ser traslado interno

3. Al dar clic en “Buscar”, observará la lista de las asignaturas registradas previamente en “Pre Convalidación” y las siguientes opciones:

a. Switch de selección: hacer clic para seleccionar asignatura

Nota: Las asignaturas deberán ser seleccionadas haciendo clic sobre el switch , el cual cambiará a  .

b. Botón “Agregar”: hacer clic para agregar agregar asignatura seleccionada

Nota: La asignatura se considera agregada cuando en la columna “Registrado” figura 

en lugar de “NO”.

c. Botón “Quitar”: hacer clic para quitar asignatura seleccionada.

d. Botón “Finalizar PreSolicitud”: hacer clic para procesar pre solicitud de convalidación.

Luego de haber presionado el botón “Finalizar PreSolicitud” figurará el mensaje de confirmación:

4. MÓDULO DE CONVALIDACIÓN

4.1 APROBACIÓN DECANO

La opción de “Aprobación Decano” permite al decano realizar la confirmación/evaluación de las asignaturas evaluadas previamente por el director.

Para ingresar a “Aprobación Decano” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Convalidación” y dar clic sobre “Aprobación Decano”.

2. Al ingresar el decano visualizará la lista de estudiantes convalidantes a confirmar/evaluar.

3. Deberá dar clic sobre  del nombre del estudiante convalidante a confirmar/evaluar para que se despligue la confirmada por el director.

Nota: El decano tiene la postestad de evaluar bajo su propio criterio, es decir, puede realizar el mismo proceso efectuado por el docente evaluador en el módulo “Convalidaciones” opción “Evaluación de Folio” (punto 4. /4.4 del presente instructivo).

4. Si el decano verifica que el registro procede, deberá dar clic sobre el botón “Confirmar”.

5. Al presionar el botón “Confirmar”, le figurará el siguiente mensaje de confirmación, donde deberá dar clic en el botón “Confirmar” para proceder con la convalidación.

6. Al presionar el botón “Confirmar”, figurará la siguiente ventana de confirmación, donde deberá esperar unos segundos para que se genere la “Resolución”.

7. De esta forma, el mensaje cambiará a “Se ejecutó correctamente” haciendo referencia a que la “Resolución” ha sido generada correctamente.

4.2 APROBACIÓN DIRECTOR

La opción de “Aprobación Director” permite al director realizar la confirmación/evaluación de las asignaturas evaluadas previamente por el docente.

Para ingresar a “Aprobación Director” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Convalidación” y dar clic sobre “Aprobación Director”.

2. Al ingresar el director visualizará la lista de estudiantes convalidantes a confirmar/evaluar.

3. Deberá dar clic sobre  del nombre del estudiante convalidante a confirmar/evaluar para que se despligue el registro realizado por el docente.

Nota: El director tiene la postestad de evaluar bajo su propio criterio, es decir, puede realizar el mismo proceso efectuado por el docente evaluador en el módulo “Convalidaciones” opción “Evaluación de Folio” (punto 4./4.4 del presente instructivo).

4. Si el director verifica que el registro procede, deberá dar clic sobre el botón “Confirmar”.

Finalmente, al presionar el botón “Confirmar”, le figurará el siguiente mensaje de confirmación, culminando con el proceso por parte del director.

4.3 BANDEJA DE SOLICITUDES

La opción de “Bandeja de Solicitudes” permite agregar al estudiante convalidante registrado previamente en la “Pre solicitud”. 

Para ingresar a “Bandeja de Solicitudes” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Convalidación” y dar clic sobre “Bandeja de Solicitudes”.

2. Al ingresar visualizará los siguientes campos:

a. Lista de Estudiantes Convalidantes (Pendientes)

• Lista “Semestre Académico”: hacer clic para seleccionar semestre académico y presionar botón “Buscar”

• Botón “Nuevo Convalidante”: hacer clic para agregar nuevo convalidante en el botón “Agregar”

b. Lista de Estudiantes Convalidantes (Finalizados)

• Lista “Semestre Académico”: hacer clic para seleccionar semestre académico y presionar botón “Buscar”

Lista de Estudiantes Convalidantes (Pendientes)

Iniciando desde “Lista de Estudiantes Convalidantes (Pendientes)”, se muestra la siguiente pantalla:

3. Para agregar un nuevo convalidante, deberá dar clic en el botón “Agregar”  , y visualizará la siguiente ventana, donde deberá presionar  para agregar al estudiante de la lista.

Le figurará el siguiente mensaje de confirmación, al que deberá dar clic sobre el botón “Agregar” para agregar al convalidante.

4. Luego de ello, para buscar al convalidante ingresado previamente, deberá seleccionar el “Semestre Académico” y dar clic en el botón “Buscar”, de esta forma se visualizará la lista en la parte inferior de los Estudiantes Convalidantes Pendientes.

5. Asimismo, deberá dar clic sobre el botón “Requisitos” para registrar los requisitos presentados por el estudiante.

6. Al dar clic, visualizará la siguiente ventana, donde deberá ingresar el número de folio (cantidad total de documentos entregados por el estudiante), seleccionar los requisitos presentados por el estudiante convalidante y presionar el botón “Grabar”.

Al presionar el botón “Grabar” se visualizará el siguiente mensaje de confirmación:

7. Continuando con el proceso, deberá seleccionar el “Semestre Académico” y dar clic en el botón “Buscar”, de esta forma se visualizará la lista en la parte inferior de los Estudiantes Convalidantes Pendientes, con la diferencia de que ya se le prodrá asignar el docente que evaluará la asignatura a convalidar.

Por lo tanto, deberá desplegar dando clic en  y se desplegará la lista de asignaturas a convalidar.

Una vez desplegada la lista, deberá seleccionar al docente.

Nota: De no visualizar al docente que requiere para la evaluación de la asignatura, deberá realizar el proceso de registro en el módulo “Mantenimiento” seleccionando la opción “Asignación docente” (punto 5. / 5.1  del presente instructivo).

8. De esta forma, habiendo dado clic sobre el nombre del docente, figurará en la columna de “Docente Asignado”.

Nota: De querer seleccionar otro docente, deberá desplegar la lista nuevamente y seleccionar el nombre del que desea, de esta forma el registro cambiará.

Lista de Estudiantes Convalidantes (Finalizados)

Continuando con “Lista de Estudiantes Convalidantes (Finalizados)”, que se muestra la siguiente pantalla:

1. Deberá seleccionar el “Semestre Académico” y el botón “Buscar”.

2. Al presionar el botón “Buscar” le figurará en pantalla la lista de estudiantes a quienes se les ha procesado la convalidación de forma exitosa.

3. De igual forma, al presionar sobre  es posible visualizar lo que se ha evaluado al estudiante convalidante.

4. Finalmente, al presionar sobre el botón “Ver Resolución”, se abrirá una nueva pestaña mostrando el  documento PDF con la resolución generada.

4.4 EVALUACIÓN DE FOLIO

La opción de “Evaluación de Folio” permite al docente realizar la evaluación según las asignaturas asignadas por el coordinador.

Para ingresar a “Evaluación de Folio” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Convalidación” y dar clic sobre “Evaluación de Folio”.

2. Al ingresar el docente visualizará la lista de las asignaturas a evaluar.

3. Deberá dar clic sobre  de la asignatura a evaluar para que se despligue la lista de estudiantes convalidantes en relación a la asignatura seleccionada.

4. Dentro de la lista desplegada, deberá dar clic sobre   del estudiante convaldiante a evaluar y dar clic sobre el botón “Nuevo Registro”.

5. Al dar clic en “Nuevo registro” se mostrará la siguiente ventana:

• Universidad de Origen: campo seleccionado por defecto

• Asignatura de Origen: campo seleccionado por defecto

• Crédito: campo seleccionado por defecto

• Nota: registrar calificación obtenida cuando el estudiante convalidante cursó la asignatura

• Porcentaje: registrar porcentaje se similitud de la asignatura equivalente

Nota: El porcentaje mínimo de similitud para el proceso de convalidación es de 70%.

6. Deberá dar clic en el botón "Guardar" para realizar el registro de evaluación y figurará el siguiente mensaje de confirmación.

7. En caso de querer eliminar el registro realizado, deberá hacer clic sobre el botón “Eliminar”, caso contrario, deberá dar clic sobre el botón “Procesar” para realizar el registro de la evaluación.

8. Al presionar el botón “Procesar”, se mostrará el estado según la evaluación realizada:

• Procede: en el estado “Procede” hace referencia a que la convalidación ha sido apta y se debe de presionar el botón “Registrar” para continuar

• No Procede: en el estado “No procede” hace referencia a que la convalidación no ha sido apta

• Examen de Suficiencia: el estado cambia a “Procede” cuando se registra la nota obtenida en el Examen de Suficiencia.
  

Nota: 

• El sistema valida y define el estado según lo registrado por el docente evaluador.

• Se realiza el examen de suficiencia bajo el “Reglamento de Convalidación de Pregrado y Posgrado” (Capítulo V – Procedimiento del Examen de Suficiencia) https://www.upsjb.edu.pe/doc/VRA-RE-002.pdf

9. Finalmente, al dar clic sobre el botón “Registrar”, se mostrará el siguiente mensaje que confirma el registro exitoso, culminando la evaluación por parte del docente.

5. MÓDULO DE MANTENIMIENTO

5.1 ASIGNACIÓN DOCENTE

La opción de “Asignación docente” permite realizar el registro del docente en una determinada asignatura con la finalidad de que figure en la lista de asignación en el módulo de “Bandeja de Solicitudes”.

Para ingresar a “Asignación docente” deberá realizar lo siguiente:

1. Desplegar la opción “Mantenimiento” y dar clic sobre “Asignación docente”.

2. Al ingresar deberá dar clic sobre el botón “Agregar” para agregar un nuevo docente.

3. Al dar clic en “Agregar”, visualizará la siguiente ventana, donde deberá realizar el registro del docente por asignatura:

• Semestre: campo seleccionado por defecto según el semestre activo 

• Oficio Designación: ingresar descripción que haga referencia a la asignación del docente

• Docente: seleccionar docente de la lista que se muestra

Nota: Se mostrará toda la relación de docentes activos.

• Especialidad: seleccionar la especialidad 

• Plan: campo seleccionado por defecto según el plan vigente 

• Asignatura: seleccionar asignatura correspondiente.

Nota: Se mostrará toda la relación de asignaturas de la especialidad seleccionada.

En los campos docente y asignatura se podrá realizar selección mediante la búsqueda por la lista desplegable o ingresando el código correspondiente del docente o asignatura.

De esta forma, al dar clic sobre el botón “Grabar”, figurará el mensaje de confirmación donde deberá presionar el botón “Agregar” para finalinzar el registro.